Đối với các doanh nghiệp hoặc công ty hiện nay, procurement manager là một vị trí không thể thiếu trong bộ máy vận hành của công ty. Vậy Procurement manager là gì? Công việc của vị trí này bao gồm những gì? Và để trở thành một procurement manager chuyên nghiệp, bạn cần có những phẩm chất gì? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

• Procurement Manager là gì?

Procurement manager dịch sang tiếng Việt có nghĩa là Người quản lý thu mua, hay gọi một cách dễ hiểu hơn là Quản lý mua hàng. Đây là người sẽ giám sát nguồn cung cấp nguyên liệu đầu vào nhằm đảm bảo cho quy trình sản xuất của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, Quản lý mua hàng không chỉ đơn thuần là theo dõi việc mua hàng của công ty, họ còn là người đứng ra thương lượng giá cả với bên đối tác, quản lý tiền chi ra để mua nguyên vật liệu hay trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất nữa.

Bên cạnh đó, quản lý mua hàng còn là người đánh giá nhà cung cấp, xem xét và kiểm tra chất lượng sản phẩm, theo dõi quá trình giao hàng. Chính vì thế mà đây là một vị trí vô cùng quan trọng và có thể nói là đóng vai trò then chốt đối với sự phát triển của một công ty.

• Công việc của Procurement Manager là gì?

 Đã làm việc ở vị trí quản lý thì đương nhiên công việc cũng không thể nào cố định. Một người quản lý thu mua giỏi không phải là người sếp bảo gì làm nấy mà sẽ phải linh hoạt và ứng biến tùy theo tình hình công việc. Tuy nhiên, dựa trên thực tế chúng ta vẫn có thể tóm gọn công việc chính của một procurement manager sẽ bao gồm:

– Xây dựng kế hoạch mua hàng cho công ty

– Đề xuất những chiến lược lâu dài

– Đảm bảo hoạt động mua hàng cho công ty được duy trì ổn định;

– Tìm kiếm các nguồn hàng mới từ những nhà cung cấp khác nhau, sao cho tiết kiệm chi phí cho công ty nhất bằng cách phỏng vấn, tới thăm các nhà máy và trung tâm phân phối.

– Thu thập thông tin, số liệu để đánh giá hiệu quả của các nhà cung ứng trên thị trường. Dựa vào đó để lựa chọn bên cung cấp hàng phù hợp.

– Thương lượng với nhà cung cấp về giá cả, điều kiện và những yếu tố liên quan của nguồn nguyên vật liệu.

– Đại diện công ty đàm phán các điều khoản và ký kết hợp đồng mua hàng.

– Lên kế hoạch và tổ chức các buổi đấu thầu để chọn nhà cung ứng phù hợp với yêu cầu của công ty.

 – Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết để giám sát, kiểm tra số lượng và chất lượng nguồn hàng cũng như thời gian giao hàng từ bên đối tác.

– Khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường trong quá trình cung ứng xảy ra sai sót từ phía đối tác.

– Kiểm kê và quản lý hàng tồn kho, đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn do thiếu hụt hay ứ đọng nguyên vật liệu.

• Những tố chất cần có của Procurement Manager là gì?

Chỉ cần dựa vào danh sách công việc phía trên cũng đủ hiểu rằng để trở thành một Procurement Manager giỏi không phải là việc đơn giản. Người làm ở vị trí này phải là người hội tụ được nhiều kỹ năng và biết cách sử dụng chúng cùng một lúc.  

Kỹ năng thương lượng 

Đây là kỹ năng quan trọng và cần thiết nhất đối với một người quản lý mua hàng. Khả năng đàm phán được giá tốt càng cao thì càng thể hiện bạn là một người quản lý giỏi trong mắt lãnh đạo công ty.

Kỹ năng quản lý tài chính

Ngân sách của công ty không phải là vô hạn, chính vì vậy quản lý thu mua phải là người có khả năng quản lý tài chính, biết phân chia ngân sách hiện có tương ứng với khối lượng nguồn hàng cần mua vào. Bạn phải cân đo đong đếm nguồn tiền sao cho không chỉ đảm bảo được quá trình sản xuất của công ty được ổn định mà còn phải gia tăng lợi nhuận nếu có thể.  

Kỹ năng quản lý rủi ro

Tất nhiên trong quá trình làm việc không thể không bao giờ xảy ra sai sót hay sự cố, điều quan trọng là ở vị trí một người quản lý, bạn phải biết cách ứng phó nhanh nhất, hiệu quả nhất. Không chỉ vậy, bạn còn phải có khả năng dự đoán các rủi ro có thể diễn ra để ngăn chặn hay đưa ra những phương án dự phòng.

Kỹ năng lãnh đạo

Procurement Manager dĩ nhiên không phải là người duy nhất sẽ lo từ A đến Z toàn bộ quy trình chi tiết trong hoạt động thu mua. Chính vì thế mà việc điều phối nhân sự sao cho công việc được diễn ra trôi chảy và hiệu quả là vô cùng quan trọng đối với một người quản lý. Bạn càng giỏi trong việc kết nối và tương tác với nhân viên thì công việc sẽ càng thuận lợi. Cũng có thể nói rằng đây là một kỹ năng mềm mà bất cứ quản lý thu mua nào đều nên học hỏi và trau dồi.

Kỹ năng phân tích thị trường

Nắm bắt được xu hướng thị trường sẽ một điểm mạnh rất lớn trong việc thương lượng giá cả với nhà cung cấp. Người quản lý có khả năng cập nhật và phân tích thị trường chắc chắn sẽ là người đưa ra các quyết định thu mua hợp lí và mang về lợi nhuận cho công ty.

Như vậy, để có thể trở thành một Procurement manager hoàn toàn không đơn giản, đặc biệt là trong bối cảnh nền kinh tế quốc gia đang phát triển với tốc độ chóng mặt như hiện nay. Mong rằng bài viết trên đây đã giúp bạn phần nào có được cái nhìn tổng quan cũng như định hướng về vị trí Procurement manager đầy thử thách này.